采购详解
采购流程因行业、法规、公司规模和预算而异，但通常包括类似的步骤。采购流程始于采购申请。仍以制药行业为例，医疗研究团队可能需要用于分析血液或组织样本的仪器。他们向采购部门提交申请，说明需要该设备的理由和具体规格（例如“必须保持恒温以确保样品分析的准确性”）。如果申请获得批准，采购团队将从可靠的供应商处寻找价格合理且符合条件的设备。他们通常会向所有合作的医疗设备供应商发出报价请求 (RFQ)，以确保公司能够以更好的价格购得所需机器。
供应商会根据报价请求进行回应，而采购团队则需要从中选出符合需求和预算的方案。采购团队向供应商发送采购订单，供应商交付设备并附上付款通知，再由该大学的财务部门负责完成支付。这个过程被称为“从采购到付款”。
以上是单个设备采购的简单示例。根据公司规模、行业、订单量和供应商数量，采购流程可能会变得越来越复杂。例如，一家大型制造企业可能需要从世界各地采购制造产品所需的原材料，例如钢铁、铝、木材、橡胶等。除此之外，他们还需要采购工厂内使用的制造设备（例如机械臂、车床、传送带等）、安全防护设备、叉车、仓库托盘、计算机等，甚至是工厂本身的房地产。这意味着该公司每年需要与数千家供应商进行数百万笔交易。同时，其中也涉及了数千份合同，明确规定了供应商和制造商必须遵守的法律条款。政府机构的采购流程也相当复杂，通常涉及公开发布的报价请求，以确保该流程向所有潜在投标人开放，对纳税人保持透明。
鉴于采购流程的复杂性，采购软件应运而生，帮助企业尽可能实现流程自动化。借助内置的 AI，采购软件现在可以自动完成更多此前只能由人工执行的复杂步骤，例如为报价请求起草随函。随着 AI 的不断发展，该技术也能够将从采购到付款流程越来越自动化。